Tempo

La legge di Parkinson dice “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”, in altri termini: se aspetti l’ultimo minuto per completare un’attività, allora ti richiederà solo un minuto.

Quando ogni cosa è una priorità, nulla è una priorità (Karen Martin, consulente lean e autrice di The Outstanding Organization)

I ladri del tempo

Dominica DeGrandis, ad oggi una delle maggiori esperte di time management nell’industria IT, nel suo libro “Making Work Visible” individua cinque cause che ci impediscono di portare a termine il nostro lavoro:

  1. Il sovraccarico di attività work-in-progress (WIP): una delle principali cause dell’eccessivo WIP risiede nell’innata tendenza degli esseri umani a non saper (poter) dire “no”, sia dentro che fuori contesto lavorativo.
  2. Dipendenze nascoste: le dipendenze architetturali, di competenze o tra attività aumentano la probabilità di arrivare in ritardo, aumentando i costi di gestione e coordinamento dei progetti.
  3. Il lavoro non pianificato: il problema del lavoro non pianificato è che ci fa mettere da parte il lavoro pianificato, forzandoci a frequenti cambi di contesto che frammentano la nostra attenzione, riducendo la nostra produttività e la qualità generale di quello che facciamo. Quando lavoriamo a troppe cose simultaneamente, consumiamo la maggior parte delle nostre energie mentali.
  4. Le priorità in conflitto: ovvero progetti e attività che gareggiano per un traguardo comune e per i quali risulta difficile stabilire quali siano le cose più importanti da fare.
  5. Il lavoro trascurato: i “progetti zombie”, appellativo coniato da Donald Reinertsen in “The Principles of Product Development Flow”, sono progetti a basso contenuto di valore, affamati di risorse ma di fatto ancora attivi, capaci di dirottare il tempo e l’energia delle persone da progetti veramente importanti;.

Le migliori aziende che ho visitato in questi anni non avevano mai fretta. Perché la creatività non spunta dal nulla. Le persone devono potersi fermare, rilassare e avere tempo di pensare. (Tom DeMarco, ingegnere del software, autore e consulente)

Visualizzare il lavoro

L’essere umano riesce a gestire meglio quello che riesce a vedere. Visualizzare significa darci delle opzioni per poter gestire efficacemente i nostri progetti. Se non possiamo vedere il nostro lavoro allora non riusciremo neppure a misurare la nostra capacità effettiva e a comunicarla altri altri.

Il metodo Kanban è un sistema visivo di tipo “pull” basato sul concetto che una persona può farsi carico (pull) di un’attività soltanto nel momento in cui ne ha la possibilità, piuttosto che l’attività le venga assegnata dall’esterno (push) senza tener conto del suo carico di lavoro corrente. Kanban si basa essenzialmente su due principi: rendere visibile il flusso di lavoro e limitare il WIP.

La struttura molto intuitiva della lavagna ne facilita l’utilizzo e la sua trasparenza del supporto favorisce la creazione di un collettore condiviso d’informazioni accessibili a tutti e in ogni momento; la flessibilità del sistema rende possibile la creazione di differenti tipi di board in base al workflow.

Time predators

Il mito del multitasking e dell’essere indaffarati sono modalità non sostenibili. Creare tempo per ciò che conta veramente significa adottare un approccio sottrattivo al nostro calendario. Da buoni knowledge worker dovremmo innanzitutto munirci di sistemi di visualizzazione in grado di far emergere il superfluo, frenando la nostra naturale inclinazione al sovraccarico.


Questo articolo utilizza citazioni tratte dal libro “Agile company” di Marco Dussin (Autore), Ivano Masiero (Autore), A. Rimassa (a cura di), editore EGEA (2 maggio 2019). Tali citazioni sono state rielaborate e adattate ai fini di argomentare sulle tematiche trattate nel libro rispettando la Legge sul Diritto d’Autore (la legge n. 633 del 1941) così da non rendere inutile la lettura del brano originale, anzi invogliando il lettore a tale lettura.